Zamówienia dla jednostek budżetowych i instytucji

Zaopatrujesz szkołę, przedszkole, urząd, ośrodek kultury, bibliotekę albo inną jednostkę publiczną? Sprzedajemy na fakturę z odroczonym terminem płatności albo na podstawie faktury proforma. Faktury wystawiamy w KSeF. Poniżej znajdziesz całą procedurę krok po kroku, wzór zamówienia do pobrania i odpowiedzi na pytania, które najczęściej dostajemy od instytucji.

Dwie formy płatności dla instytucji

• Przelew z terminem 14 dni – wysyłamy towar, a razem z dostawą wystawiamy fakturę VAT z 14-dniowym terminem płatności. Płacisz po odebraniu i sprawdzeniu zamówienia.
• Faktura proforma (przedpłata) – wysyłamy proformę, a po zaksięgowaniu wpłaty nadajemy przesyłkę i wystawiamy fakturę VAT. Ta forma sprawdza się, gdy regulamin jednostki wymaga zapłaty z góry albo gdy zakup trzeba zatwierdzić na podstawie dokumentu z kwotą.

Jeśli jednostka może płacić od razu, możesz też po prostu złożyć zamówienie w sklepie i zapłacić BLIK-iem, przelewem PayU lub kartą – fakturę wystawimy na dane podane w zamówieniu.

Jak złożyć zamówienie – krok po kroku

1. Wybierz produkty. Przejrzyj sklep i zapisz nazwy lub linki produktów oraz ilości.
2. Poproś o ofertę (opcjonalnie). Jeśli zakup musi zatwierdzić dyrektor lub skarbnik, napisz na biuro@strefamarki.com – odeślemy wycenę z kosztem dostawy.
3. Wyślij zamówienie. Wypełnij wzór zamówienia (do pobrania poniżej) albo przygotuj własny dokument z tymi samymi danymi i wyślij skan lub PDF na biuro@strefamarki.com.
4. Potwierdzenie. Odpowiemy e-mailem: dostępność, koszt dostawy i termin realizacji. Przy przedpłacie dołączymy fakturę proforma.
5. Wysyłka. Zamówienia potwierdzone w dzień roboczy do 10:00 wysyłamy tego samego dnia (przy proformie – po zaksięgowaniu wpłaty). Kurier dostarcza zwykle w 1-2 dni robocze od nadania.
6. Faktura i płatność. Fakturę VAT wystawiamy w KSeF, a jej kopię PDF wysyłamy e-mailem. Przy płatności z terminem płacisz przelewem w ciągu 14 dni od wystawienia faktury.

Wzór zamówienia do pobrania

Gotowy formularz z polami na nabywcę, odbiorcę, adres dostawy, listę produktów i formę płatności:

• Wzór zamówienia – Word (DOCX), do wypełnienia na komputerze
• Wzór zamówienia – PDF, do wydruku

Co musi zawierać zamówienie

• Nabywca (płatnik) – pełna nazwa, adres i NIP podmiotu, który płaci za fakturę.
• Odbiorca – nazwa i adres jednostki, która zamawia i odbiera towar (jeśli jest inna niż nabywca).
• Adres dostawy i osoba do kontaktu z numerem telefonu – kurier dzwoni przed doręczeniem.
• Adres e-mail – na potwierdzenie, proformę i kopię faktury PDF.
• Lista produktów – nazwa lub link, ilość i cena.
• Forma płatności – przelew z terminem 14 dni albo proforma.
• Podpis osoby upoważnionej i pieczęć jednostki, a jeśli trzeba – numer umowy, zlecenia lub źródło finansowania do wpisania na fakturze.

Nabywca i odbiorca – jak wpisać dane jednostki samorządowej

Jednostki podległe gminie, miastu lub powiatowi (szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, instytucje kultury rozliczające VAT przez samorząd) zwykle wpisują jako nabywcę gminę, miasto lub powiat z jego NIP, a jako odbiorcę – swoją jednostkę. Jeśli Wasza jednostka ma własny NIP i sama rozlicza VAT (np. samorządowa instytucja kultury), może być nabywcą. W razie wątpliwości podaj dane zgodnie z informacją od księgowości lub skarbnika – fakturę wystawimy dokładnie tak, jak wskażesz. W KSeF dane jednostki odbierającej wpisujemy w części przeznaczonej na podmiot trzeci, dzięki czemu faktura trafia do właściwej jednostki.

Dostawa

• Kurier, w tym DPD – dostawa pod wskazany adres, zwykle 1-2 dni robocze od nadania. Koszt dostawy podajemy w wycenie i w potwierdzeniu zamówienia.
• Wysyłka paletowa – dla większych lub cięższych zamówień, jeśli dany produkt ją przewiduje.
• Odbiór osobisty – bezpłatnie w magazynie: ul. Gnatowicka 47, 96-515 Paprotnia, pn-pt 8:00-16:00.

Co najczęściej kupują instytucje

• Krzesła, w tym krzesła składane, oraz stoły i stoliki do świetlic, sal i na wydarzenia
• Namioty i pawilony na festyny, kiermasze i imprezy plenerowe
• Regały magazynowe do archiwów, magazynów i pracowni
• Pojemniki na śmieci i plandeki
• Choinki i lampki świąteczne do szkół, przedszkoli i urzędów

Dane sprzedawcy

Apromat Sp. z o.o.
Siedziba: ul. Ludwika Narbutta 24 lok. 18, 02-541 Warszawa
Biuro i magazyn (adres do korespondencji): ul. Gnatowicka 47, 96-515 Paprotnia
NIP: 521-388-73-89 · REGON: 385324626 · KRS: 0000823360
Rachunek bankowy (PKO BP): PL49 1020 1055 0000 9202 0464 4995
Telefon: +48 507 866 371 · e-mail: biuro@strefamarki.com
Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00.

Najczęstsze pytania instytucji

Jesteśmy samorządową instytucją kultury – jak wygląda płatność? Czy wystawiacie faktury proforma?

Tak. Do wyboru są dwie formy: faktura VAT z 14-dniowym terminem płatności (płacicie po dostawie) albo faktura proforma, gdy zakup trzeba opłacić z góry – po zaksięgowaniu wpłaty wysyłamy towar i wystawiamy fakturę VAT. Wystarczy przesłać zamówienie na biuro@strefamarki.com z zaznaczoną formą płatności.

Czy możemy zapłacić dopiero po otrzymaniu towaru?

Tak. Przy płatności przelewem z terminem wysyłamy towar, a fakturę VAT wystawiamy z 14-dniowym terminem płatności liczonym od daty jej wystawienia.

Jak otrzymamy fakturę – czy przez KSeF?

Fakturę VAT wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), więc trafi do Waszego systemu. Dodatkowo wysyłamy jej kopię PDF na adres e-mail podany w zamówieniu – przydaje się do obiegu dokumentów w jednostce.

Kto ma być nabywcą, a kto odbiorcą na fakturze?

Jednostki rozliczające VAT przez gminę, miasto lub powiat wpisują zwykle samorząd jako nabywcę (z jego NIP), a siebie jako odbiorcę. Jednostka z własnym NIP, która sama rozlicza VAT, może być nabywcą. Fakturę wystawimy dokładnie według danych z zamówienia.

Czy przygotujecie ofertę do zatwierdzenia przed zamówieniem?

Tak. Napisz na biuro@strefamarki.com, jakie produkty i w jakiej ilości Cię interesują oraz pod jaki adres mają trafić – odeślemy wycenę z kosztem dostawy, którą można przedstawić do akceptacji.

Czy przy zakupie potrzebny jest przetarg?

Ustawa Prawo zamówień publicznych nie obejmuje zamówień o wartości mniejszej niż 130 000 zł netto – przy takich zakupach jednostka stosuje własny regulamin udzielania zamówień. Wymaganych dokumentów (oferty, zamówienia, protokołu odbioru) chętnie dostarczymy.

Czy mogę zamówić przez sklep i zapłacić później?

Płatność z odroczonym terminem i proformę realizujemy przez zamówienie e-mailem. W sklepie dostępne są płatności natychmiastowe (BLIK, PayU, karta) i płatność przy odbiorze.